کار یک شرکت واردکننده و توزیع کننده مواد نفتی یک زنجیره پیوسته است: قرارداد خرید بسته می شود، محموله بارگیری می شود، مسیر حمل را طی می کند، در مقصد تخلیه و وارد مخزن می شود، از مخزن فروش می رود و در تمام این مسیر مصارف مختلفی روی آن می نشیند.
ادامهٔ توضیحات
وقتی هر حلقه این زنجیره در جای جدایی ثبت شود، در پایان هیچ کس نمی تواند با اطمینان بگوید روی یک محموله مشخص سود کرده یا زیان. این اصلی ترین دلیلی است که این صنعت سیستم مخصوص خودش را می خواهد.
چرا حسابداری عمومی کافی نیست
نرم افزار حسابداری عمومی فرض می کند مقداری که خریده اید همان مقداری است که فروخته اید. در سوخت این فرض درست نیست: مقدار بارگیری شده و مقدار تخلیه شده به دلایل طبیعی مثل دما، تبخیر و ته مانده تانکر با هم فرق دارند.
ادامهٔ توضیحات
سیستمی که این اختلاف را خطای ثبت بداند، کاربر را وادار می کند عددها را دستی «درست» کند و از همان لحظه گزارش ها بی اعتبار می شوند. راه درست، ثبت مقدار در هر نقطه انتقال و نگهداری اختلاف به عنوان یک داده مستقل است.
زنجیره ای که سیستم باید پوشش بدهد
- قرارداد: ثبت خرید، مقدار، نرخ و میزان اجرای قرارداد
- بارگیری: ثبت مقدار در مبدا به عنوان اولین نقطه اندازه گیری
- حمل: تخصیص تانکر و راننده و ثبت اسناد حمل و بارنامه
- تخلیه: ثبت مقدار تحویل شده در مقصد و اختلاف آن با مبدا
- مخزن: به روز شدن موجودی ذخیره سازی به تفکیک نوع محصول
- فروش: فروش نقدی و اعتباری و اثر آن روی حساب مشتری
- مصارف: کرایه، گمرک و هزینه های مسیر روی همان محموله
- گزارش: سود و زیان محموله و وضعیت کلی عملیات
چرا فایل های جدا در این زنجیره کم می آورند
در بیشتر شرکت های نفتی، هر حلقه این زنجیره یک فایل جدا دارد: یک فایل برای قراردادها، یکی برای بارگیری و تانکرها، یکی برای مخزن، یکی برای فروش و یکی هم برای مصارف. هر فایل به تنهایی درست است، اما هیچ کدام به دیگری وصل نیست.
ادامهٔ توضیحات
نتیجه این است که برای جواب دادن به یک سوال ساده — «روی محموله فلان چقدر سود کردیم؟» — باید چند فایل را دستی کنار هم گذاشت و در هر بار محاسبه، عدد کمی فرق می کند. مشکل از دقت کارمند نیست؛ از این است که ارتباط بین قرارداد، محموله، مصارف و فروش در هیچ جا ثبت نشده و هر بار در ذهن یک نفر بازسازی می شود.
حساب شرکا، تحویل دهنده ها و مشتریان
در تجارت مواد نفتی، بخش زیادی از معاملات به صورت شراکتی یا اعتباری انجام می شود. یک محموله ممکن است بین چند شریک تقسیم شود، فروش عمده معمولاً اعتباری است و پرداخت به تحویل دهنده در چند قسط انجام می شود.
ادامهٔ توضیحات
سیستمی که فقط مقدار و پول کل را ثبت کند، این لایه را از دست می دهد. آنچه لازم است، حساب مستقل برای هر شریک، هر تحویل دهنده و هر مشتری است؛ به شکلی که در هر لحظه مشخص باشد سهم هر شریک از یک محموله چقدر است، مانده حساب هر مشتری چقدر و کدام پرداخت به کدام محموله مربوط بوده است.
تانکر، راننده و اسناد حمل
بخشی از عملیات که معمولاً بیرون از سیستم می ماند، مدیریت حمل است: کدام تانکر برای کدام محموله اعزام شده، راننده کیست، بارنامه و اسناد گمرکی کجاست و مسیر چقدر طول کشیده.
ادامهٔ توضیحات
وقتی این اطلاعات به همان محموله وصل باشد، دو چیز ممکن می شود: پیگیری وضعیت هر بار در لحظه، و مقایسه عملکرد مسیرها و تحویل دهنده های حمل بر اساس داده واقعی به جای حافظه.
بهای تمام شده واقعی هر محموله
قیمت خرید، تنها بخشی از بهای تمام شده است. کرایه حمل، هزینه گمرک و ترانزیت، مصارف مسیر و کسری همه روی قیمت هر لیتر اثر می گذارند. اگر این هزینه ها در یک حساب کلی «مصارف» ریخته شوند، دیگر معلوم نیست کدام محموله گران تمام شده و چرا.
ادامهٔ توضیحات
وقتی هر هزینه به همان محموله وصل باشد، بهای تمام شده از روی اسناد واقعی ساخته می شود نه از روی تخمین؛ و مقایسه سودآوری دو مسیر یا دو تحویل دهنده ممکن می شود.
کسری و افت را جدی بگیرید
کسری در این صنعت اجتناب ناپذیر است، اما باید قابل توضیح باشد. اگر مقدار در هر نقطه انتقال ثبت شود، به جای یک عدد کلی کسری در پایان ماه، مشخص می شود اختلاف در کدام مرحله و کدام مسیر ایجاد شده است.
ادامهٔ توضیحات
همین تفکیک است که تفاوت بین «کسری طبیعی» و «کسری غیرعادی» را قابل تشخیص می کند.
کار هم زمان با چند ارز
خرید محموله معمولاً به دالر انجام می شود و فروش داخلی به افغانی. اگر ثبت دو ارزی از ابتدا در طراحی حساب ها دیده نشده باشد، بعداً اضافه کردن آن به معنی بازنویسی بخش بزرگی از سیستم است.
ادامهٔ توضیحات
نگهداری نرخ روز و ثبت جداگانه سود و زیان تبدیل ارز باعث می شود سود عملیاتی با سود ناشی از نوسان نرخ با هم قاطی نشود.
گزارشی که مدیر واقعاً لازم دارد
گزارش مفید در این صنعت معمولاً چند سوال ثابت را جواب می دهد: موجودی هر مخزن الان چقدر است، هر قرارداد تا کجا اجرا شده، حساب هر مشتری و هر شریک کجاست، کدام مسیر بیشترین کسری را دارد و روی هر محموله چقدر سود ساخته شده.
ادامهٔ توضیحات
اگر سیستم بتواند این پنج سوال را بدون کار دستی جواب بدهد، بقیه گزارش ها معمولاً روی همان داده قابل ساخت هستند.
از کجا شروع کنیم
منطقی ترین نقطه شروع، همان جایی است که امروز بیشترین اختلاف و بیشترین کار دستی را دارد؛ معمولاً ثبت مقدار و کنترل موجودی مخزن. بعد از پایدار شدن آن، حساب ها و لایه گزارش روی همان ساختار اضافه می شوند.
مشعل؛ نرم افزار تخصصی نفت و گاز نواتیکاگر همین موضوع در کار شما هم مشکل ایجاد کرده، نواتیک می‌تواند جریان فعلی را بررسی کند و یک مسیر عملی پیشنهاد بدهد.
