دیتابس یا Excel؛ برای مدیریت اطلاعات شرکت کدام بهتر است؟
اکسل ابزار بدی نیست؛ فقط برای کار گروهی و داده ای که مدام تغییر می کند ساخته نشده. نشانه های عملی که می گوید وقت عبور از اکسل رسیده است.
تقریباً هر کسب و کاری کارش را با اکسل شروع می کند و این انتخاب درستی است. اکسل سریع است، همه کمابیش با آن کار کرده اند و برای محاسبه و تحلیل موردی ابزار قدرتمندی است.
مشکل وقتی شروع می شود که اکسل از ابزار محاسبه به محل نگهداری دائمی اطلاعات شرکت تبدیل می شود؛ کاری که برای آن طراحی نشده است.
اکسل کجا هنوز انتخاب درستی است
- محاسبه و تحلیل یک بار مصرف روی داده ای که جای دیگری ثبت شده
- گزارش گیری موردی و ساختن نمودار برای یک جلسه
- فهرست های کوچکی که فقط یک نفر با آن ها کار می کند
- طراحی اولیه و آزمودن یک ایده پیش از ساخت سیستم
نقطه ای که اکسل کم می آورد
این مشکلات از ضعف کاربر نمی آید؛ از ماهیت فایل می آید:
- چند نفر نمی توانند هم زمان و مطمئن روی یک فایل کار کنند
- چند نسخه از فایل ساخته می شود و معلوم نیست کدام درست است
- سطح دسترسی وجود ندارد؛ هر کسی فایل را دارد همه چیز را می بیند
- یک فرمول اشتباه در یک سلول بی سر و صدا کل گزارش را خراب می کند
- داده تکراری زیاد می شود: نام یک مشتری به پنج شکل نوشته می شود
- تاریخچه تغییر وجود ندارد؛ معلوم نیست چه کسی چه چیزی را عوض کرده
- با بزرگ شدن فایل، کار کردن با آن کند و ناپایدار می شود
دیتابس چه چیزی را تضمین می کند
دیتابس اطلاعات را با ساختار مشخص و قاعده نگه می دارد. یعنی مشتری یک بار تعریف می شود و همه جا به همان یک رکورد ارجاع داده می شود؛ در نتیجه داده تکراری و ناسازگار به وجود نمی آید.
کنار آن، چند کاربر هم زمان کار می کنند بدون اینکه کار هم را خراب کنند، هر کاربر فقط به بخش مجاز خودش دسترسی دارد، تغییرات قابل ردیابی است و بکاپ گرفتن یک روال منظم است نه کپی کردن دستی فایل روی فلش.
مهم تر از همه، گزارش جدید از داده ای که ساختار درست دارد در چند ساعت ساخته می شود؛ از داده ای که در ده فایل پخش است، شاید اصلاً ساخته نشود.
نشانه هایی که وقت عبور از اکسل رسیده
- بیش از یک نفر باید به طور روزانه اطلاعات را به روز کند
- برای هر گزارش مدیریتی چند فایل را دستی کنار هم می گذارید
- نام فایل ها به «نهایی»، «نهایی ۲» و «نهایی اصلاح شده» رسیده است
- به تاریخچه تغییرات یا سطح دسترسی نیاز پیدا کرده اید
- اطلاعات چند شعبه یا چند بخش باید با هم جمع شود
عبور از اکسل یعنی از دست دادن اطلاعات قبلی؟
نه. داده های موجود در اکسل معمولاً قابل انتقال است، به شرط اینکه این کار به عنوان یک مرحله جدی از پروژه دیده شود: پاک سازی، یکسان سازی نام ها، تشخیص رکوردهای تکراری و بررسی نتیجه پیش از راه اندازی نهایی.
راهنمای انتقال اطلاعات از اکسل به سیستم جدیدجمع بندی
اکسل را به عنوان ابزار تحلیل نگه دارید و اطلاعات پایه شرکت را به دیتابس منتقل کنید. این دو رقیب هم نیستند؛ هر کدام برای کار متفاوتی ساخته شده اند.
طراحی و توسعه دیتابس در نواتیکاگر با همین موضوع در کسب و کار خود درگیر هستید، تیم نواتیک می تواند وضعیت فعلی شما را بررسی کند و مسیر پیشنهادی را توضیح دهد.