تقریباً هر کسب و کاری کارش را با اکسل شروع می کند و این انتخاب درستی است. اکسل سریع است، همه کمابیش با آن کار کرده اند و برای محاسبه و تحلیل موردی ابزار قدرتمندی است.
مشکل وقتی شروع می شود که اکسل از ابزار محاسبه به محل نگهداری دائمی اطلاعات شرکت تبدیل می شود؛ کاری که برای آن طراحی نشده است.
اکسل کجا هنوز انتخاب درستی است
- محاسبه و تحلیل یک بار مصرف روی داده ای که جای دیگری ثبت شده
- گزارش گیری موردی و ساختن نمودار برای یک جلسه
- فهرست های کوچکی که فقط یک نفر با آن ها کار می کند
- طراحی اولیه و آزمودن یک ایده پیش از ساخت سیستم
نقطه ای که اکسل کم می آورد
این مشکلات از ضعف کاربر نمی آید؛ از ماهیت فایل می آید:
- چند نفر نمی توانند هم زمان و مطمئن روی یک فایل کار کنند
- چند نسخه از فایل ساخته می شود و معلوم نیست کدام درست است
- سطح دسترسی وجود ندارد؛ هر کسی فایل را دارد همه چیز را می بیند
- یک فرمول اشتباه در یک سلول بی سر و صدا کل گزارش را خراب می کند
- داده تکراری زیاد می شود: نام یک مشتری به پنج شکل نوشته می شود
- تاریخچه تغییر وجود ندارد؛ معلوم نیست چه کسی چه چیزی را عوض کرده
- با بزرگ شدن فایل، کار کردن با آن کند و ناپایدار می شود
دیتابس چه چیزی را تضمین می کند
دیتابس اطلاعات را با ساختار مشخص و قاعده نگه می دارد. یعنی مشتری یک بار تعریف می شود و همه جا به همان یک رکورد ارجاع داده می شود؛ در نتیجه داده تکراری و ناسازگار به وجود نمی آید.
کنار آن، چند کاربر هم زمان کار می کنند بدون اینکه کار هم را خراب کنند، هر کاربر فقط به بخش مجاز خودش دسترسی دارد، تغییرات قابل ردیابی است و بکاپ گرفتن یک روال منظم است نه کپی کردن دستی فایل روی فلش.
مهم تر از همه، گزارش جدید از داده ای که ساختار درست دارد در چند ساعت ساخته می شود؛ از داده ای که در ده فایل پخش است، شاید اصلاً ساخته نشود.
نشانه هایی که وقت عبور از اکسل رسیده
- بیش از یک نفر باید به طور روزانه اطلاعات را به روز کند
- برای هر گزارش مدیریتی چند فایل را دستی کنار هم می گذارید
- نام فایل ها به «نهایی»، «نهایی ۲» و «نهایی اصلاح شده» رسیده است
- به تاریخچه تغییرات یا سطح دسترسی نیاز پیدا کرده اید
- اطلاعات چند شعبه یا چند بخش باید با هم جمع شود
کدام داده ها واقعاً به دیتابس تعلق دارند
هر فایل اکسلی لازم نیست به سیستم منتقل شود. آنچه باید در دیتابس بنشیند، داده پایه و عملیاتی شرکت است که چند نفر با آن کار می کنند و به هم ارتباط دارند:
- مشتریان، تحویل دهنده ها و شرکا با حساب و سابقه معاملات
- کالا و خدمات با قیمت، واحد و دسته بندی
- قرارداد، سفارش و فاکتور که به همان مشتری و کالا وصل می شوند
- موجودی انبار و هر ورود و خروجی که آن را تغییر می دهد
- دریافت و پرداخت و مانده حساب هر طرف حساب
- کارمندان، حاضری و حقوق اگر بیش از چند نفر هستید
مسیر عملی عبور از اکسل
این کار یک روزه نیست، اما مسیر آن مشخص و قابل برنامه ریزی است. ترتیبی که در پروژه ها جواب می دهد:
- فهرست کردن فایل های فعلی و مشخص کردن اینکه هر کدام چه نقشی دارد
- پاک سازی داده: یکسان سازی نام ها، حذف رکوردهای تکراری و اصلاح واحدها
- طراحی ساختار جدول ها و ارتباط بین آن ها بر اساس کار واقعی شرکت
- ساخت دیتابس و انتقال آزمایشی داده ها و مقایسه نتیجه با فایل قبلی
- ساخت برنامه یا فرم های ثبت برای کاربران، به جای کار مستقیم با فایل
- ساخت گزارش های مورد نیاز مدیریت روی همان داده
- تعریف روال بکاپ منظم و سطح دسترسی هر کاربر
- یک دوره کار موازی: تا زمانی که همه به سیستم عادت کنند
اگر چند بخش شرکت باید به هم وصل شوند
گاهی موضوع فقط جای نگهداری داده نیست. اگر انبار، فروش و مالی هر کدام فایل خودشان را دارند و یک عدد در سه جا ثبت می شود، مشکل با انتقال هر فایل به یک جدول جدا حل نمی شود؛ این بخش ها باید روی یک ساختار داده مشترک بنشینند تا هر رویداد یک بار ثبت شود.
سیستم های مدیریت کسب و کار نواتیکعبور از اکسل یعنی از دست دادن اطلاعات قبلی؟
نه. داده های موجود در اکسل معمولاً قابل انتقال است، به شرط اینکه این کار به عنوان یک مرحله جدی از پروژه دیده شود: پاک سازی، یکسان سازی نام ها، تشخیص رکوردهای تکراری و بررسی نتیجه پیش از راه اندازی نهایی.
راهنمای انتقال اطلاعات از اکسل به سیستم جدیدجمع بندی
اکسل را به عنوان ابزار تحلیل نگه دارید و اطلاعات پایه شرکت را به دیتابس منتقل کنید. این دو رقیب هم نیستند؛ هر کدام برای کار متفاوتی ساخته شده اند.
طراحی و توسعه دیتابس در نواتیکاگر همین موضوع در کار شما هم مشکل ایجاد کرده، نواتیک می‌تواند جریان فعلی را بررسی کند و یک مسیر عملی پیشنهاد بدهد.
