مالی و حسابداری
ساختار حساب ها، اسناد خودکار عملیات، خزانه، دریافت و پرداخت و گزارش های مالی دوره ای.
ERP و سیستم یکپارچه سازمانی
نرم افزار ERP برای شرکت ها و سازمان های افغانستان
ERP وقتی ارزش دارد که شرکت به مرحله ای رسیده باشد که هیچ کس تصویر کامل وضعیت را ندارد: انبار می گوید کالا هست، فروش می گوید نیست و مالی عدد سومی می دهد. ریشه این اختلاف در نبود گزارش نیست؛ در این است که هر بخش داده خودش را جدا نگه می دارد.
نواتیک ماژول های مالی، انبار، خرید، فروش و منابع بشری را روی یک دیتابس مشترک پیاده می کند و مسیر مهاجرت از وضعیت فعلی را مرحله به مرحله اجرا می کند.
- ماژول ها روی یک دیتابس مشترک، نه چند سیستم متصل شده
- پشتیبانی از چند شعبه، چند انبار و چند ارز
- استقرار مرحله ای بدون توقف کار روزانه
- انتقال داده از سیستم فعلی به عنوان بخشی از پروژه
ماژول های اصلی
انبار و کنترل موجودی
چند انبار، حواله ورود و خروج، نقطه سفارش، انبارگردانی و ردیابی اختلاف موجودی.
خرید و تامین
درخواست خرید، سفارش به تامین کننده، رسید کالا و تطبیق فاکتور خرید با ورود انبار.
فروش و توزیع
سفارش مشتری، قیمت گذاری و تخفیف، صدور فاکتور و اتصال به مسیر توزیع.
منابع بشری
پرسنل، حضور و غیاب، مرخصی، اضافه کاری و محاسبه حقوق پایان ماه.
گزارش و داشبورد
شاخص های عملیاتی و مالی روی همان داده ای که کاربران در جریان کار ثبت می کنند.
ERP آماده یا سیستم اختصاصی؟
این سوال معمولاً اول پرسیده می شود و جواب یکسانی ندارد. اگر فرایند شما با یک روش استاندارد صنعتی می خواند، بسته آماده سریع تر و ارزان تر است. اگر مزیت کاری شما دقیقاً در همان جایی است که با استاندارد فرق دارد، تحمیل بسته آماده به معنی از دست دادن همان مزیت است.
در نیازسنجی مشخص می شود کدام بخش ها استاندارد است و کدام بخش باید اختصاصی ساخته شود. ترکیب این دو معمولاً نتیجه بهتری از انتخاب مطلق یکی از آن ها می دهد.
چه چیزی پروژه ERP را شکست می دهد
تجربه پروژه های سیستمی نشان می دهد شکست معمولاً فنی نیست. سه دلیل رایج تر است و هر سه قابل پیشگیری اند.
- راه اندازی هم زمان همه ماژول ها به جای استقرار مرحله ای
- بی توجهی به انتقال داده تا هفته آخر پروژه
- نبود آموزش کاربر برای همان کاری که هر روز انجام می دهد
- نبود یک تصمیم گیرنده مشخص از طرف کارفرما
- تغییر دامنه کار در میانه اجرا بدون بازنگری زمان بندی
- نداشتن برنامه پشتیبان گیری و بازیابی از روز اول
سوالات متداول
ERP دقیقاً چه چیزی را حل می کند؟
ERP یعنی بخش های مختلف شرکت — مالی، انبار، خرید، فروش و منابع بشری — روی یک دیتابس مشترک کار کنند. مشکلی که حل می کند این است که یک رویداد، مثل ورود کالا به انبار، دیگر لازم نیست جداگانه در انبار، حسابداری و گزارش مدیریتی ثبت شود؛ یک بار ثبت می شود و همه بخش ها همان را می بینند.
شرکت ما چند نفر است؛ ERP برای ما زود نیست؟
معیار تعداد پرسنل نیست، تعداد نقطه ثبت اطلاعات است. یک شرکت ده نفره با سه انبار و دو شعبه، بیشتر از یک شرکت پنجاه نفره تک شعبه به یکپارچگی نیاز دارد. اگر امروز کسی وقتش را صرف تطبیق دستی گزارش ها می کند، شرایط ERP وجود دارد.
کار با ارزهای مختلف پشتیبانی می شود؟
بله. در فضای کاری افغانستان ثبت هم زمان افغانی و دالر و نرخ تبدیل روز، یک نیاز معمول است و در ساختار حساب ها و اسناد در نظر گرفته می شود؛ نه به عنوان یک افزونه بعدی.
استقرار ERP چقدر طول می کشد؟
به دامنه کار بستگی دارد و بعد از نیازسنجی زمان بندی دقیق اعلام می شود. آنچه مشخص است این است که استقرار مرحله ای انجام می شود: هیچ شرکتی نباید در یک روز همه بخش هایش را روی سیستم جدید ببرد.
اطلاعات سیستم فعلی ما چه می شود؟
انتقال داده بخشی از پروژه است. حساب ها، مشتریان، تامین کنندگان، موجودی کالا و سوابق مالی از سیستم قبلی یا فایل های اکسل پاکسازی و به ساختار جدید منتقل می شوند و نتیجه قبل از بهره برداری با داده قدیمی مقایسه می شود.
قدم بعدی
اول جریان کارتان را ببینیم، بعد راهکار پیشنهاد کنیم
یک گفت‌وگوی کوتاه کافی است تا مشخص شود کدام بخش واقعاً نیاز به سیستم دارد و چه چیزی را می‌شود ساده نگه داشت.