واردات و توزیع مواد نفتی
طراحی و توسعه نرم افزار تخصصی مدیریت نفت و گاز
سیستم اختصاصی مدیریت عملیات شرکت های واردکننده و توزیع کننده مواد نفتی؛ از قرارداد و بارگیری تا مخزن، فروش، مصارف و گزارش سود و زیان.
- حوزه کاری:
- واردات و توزیع مواد نفتی
- لوکیشن مشتری:
- افغانستان
مشکلی که وجود داشت
در بسیاری از شرکت های واردات و توزیع مواد نفتی، اطلاعات یک محموله بین چند جای مختلف پخش است: قرارداد و اسناد حمل در فایل کاغذی، مقدار بارگیری و تخلیه در یک اکسل، حساب مشتری و تحویل دهنده در دفتر حسابداری و مصارف مسیر در یادداشت های جداگانه.
تا وقتی این اطلاعات کنار هم گذاشته نشود، پاسخ دادن به سوال های اصلی کار سخت است: این قرارداد تا امروز چقدر اجرا شده، بهای تمام شده این محموله با کرایه و گمرک چند شد، موجودی واقعی هر تانک چقدر است، حساب این شریک و این مشتری کجاست و در نهایت روی این محموله سود کردیم یا زیان.
این وضعیت در همه شرکت ها یکسان نیست؛ اما هر جا اطلاعات عملیاتی و مالی در دو مسیر جدا ثبت شود، جمع بندی آن معمولاً به پایان ماه موکول می شود و تصمیم مدیر بر پایه عددهای قدیمی گرفته می شود.
راهکاری که ساخته شد
نواتیک یک سیستم اختصاصی طراحی کرد که همین زنجیره عملیاتی را در یک بستر یکپارچه به هم وصل می کند. نقطه شروع، طراحی ساختار داده ای بود که یک محموله را به عنوان یک واحد قابل ردیابی تعریف می کند؛ نه چند رکورد جدا در چند سیستم.
با این ساختار، هر رویداد — امضای قرارداد، بارگیری، صدور اسناد حمل، تخصیص تانکر، تخلیه در مخزن، فروش و ثبت مصارف — به همان محموله وصل می شود. در نتیجه بهای تمام شده و سود و زیان از روی اسناد واقعی همان محموله ساخته می شود و نیازی به تخمین دستی ندارد.
حساب های مشتری، تحویل دهنده و شرکا روی همان دیتابیس تعریف شدند تا دریافت و پرداخت، اعتبار و مانده حساب با عملیات یک جا دیده شود.
امکاناتی که پیاده شد
- ثبت و پیگیری قرارداد خرید و میزان اجرای آن
- مدیریت خرید و بارگیری محموله
- ثبت اسناد حمل و بارنامه (CMR)
- مدیریت تانکر، راننده و مسیر حمل
- ثبت تخلیه و ورود به مخزن
- موجودی مخزن و ذخیره سازی به تفکیک محصول
- ثبت مصارف مسیر، گمرک و کرایه روی همان محموله
- فروش نقدی و اعتباری و قیمت گذاری
- حساب مشتریان و تحویل دهندگان
- حساب شرکا و سهم هر شریک
- ثبت دریافت و پرداخت
- ثبت و پیگیری کسری و افت
- گزارش سود و زیان به تفکیک محموله
- گزارش های مدیریتی از وضعیت عملیات
مسیر کار در سیستم
هر مرحله به همان محموله وصل است، بنابراین زنجیره از ابتدا تا گزارش نهایی قابل دنبال کردن می ماند.
- قراردادثبت قرارداد خرید با تحویل دهنده، مقدار، نرخ و شرایط؛ از این نقطه به بعد هر رویداد به همین قرارداد وصل می ماند.
- بارگیریثبت مقدار بارگیری شده در مبدا و اسناد مربوط به آن به عنوان اولین نقطه اندازه گیری محموله.
- حملتخصیص تانکر و راننده، صدور و ثبت اسناد حمل و بارنامه و پیگیری محموله در مسیر.
- تخلیهثبت مقدار تخلیه شده در مقصد و نگهداری اختلاف آن با مقدار بارگیری به عنوان یک داده مستقل.
- مخزنورود محموله به مخزن و به روز شدن موجودی ذخیره سازی به تفکیک نوع محصول.
- فروشفروش نقدی یا اعتباری از موجودی مخزن، با ثبت اثر آن روی حساب مشتری.
- مصارفثبت کرایه، گمرک و سایر مصارف مسیر روی همان محموله تا بهای تمام شده واقعی ساخته شود.
- گزارش سودمحاسبه سود و زیان محموله از اختلاف فروش و بهای تمام شده، و گزارش مدیریتی از وضعیت عملیات.
طراحی براساس جریان واقعی عملیات
این سیستم از روی یک قالب آماده ساخته نشده است. کار با بررسی جریان واقعی عملیات شروع می شود و ساختار سیستم بر اساس همان چیده می شود؛ چون در این صنعت روش کار دو شرکت به ندرت کاملاً شبیه هم است.
به همین دلیل معماری سیستم قابل تطبیق با شرایط هر مجموعه طراحی می شود:
- ساختار قرارداد و شیوه اجرای مرحله ای آن
- کار هم زمان با چند ارز و نرخ تبدیل متغیر
- ساختار شراکت و نحوه محاسبه سهم هر شریک
- مدل مخزن و نقاط ذخیره سازی و فاصله جغرافیایی آن ها
- روند حمل و اسنادی که در مسیر رد و بدل می شود
- نیازهای حسابداری و شکل گزارش هایی که مدیر لازم دارد
نتیجه در کار روزمره
اطلاعات عملیاتی و مالی یک محموله در یک جا جمع است، بنابراین بررسی وضعیت یک قرارداد به جمع کردن چند فایل نیاز ندارد.
مصارف مسیر روی همان محموله ثبت می شود و بهای تمام شده از روی اسناد واقعی ساخته می شود، نه از روی تخمین.
موجودی مخزن و کسری هر مرحله قابل پیگیری است و مشخص می ماند اختلاف در کدام نقطه ایجاد شده.
حساب مشتری، تحویل دهنده و شریک از یک منبع خوانده می شود و مانده هر کدام در همان لحظه در دسترس است.
گزارش سود و زیان به تفکیک محموله گرفته می شود، بنابراین مدیر لازم نیست تا بسته شدن دفاتر پایان دوره منتظر بماند.
اطلاعات مشتری، ارقام قرارداد و آمار داخلی این پروژه منتشر نمی شود.
خدمات مرتبط
نمونه های دیگر
کارشناسان ما به صورت رایگان شما را به بهترین راهکار هدایت خواهند کرد