این سوال معمولاً وقتی مطرح می شود که کار از دست اکسل خارج شده و مدیر بین خرید یک نرم افزار آماده و سفارش یک سیستم اختصاصی مانده است. جواب کلی وجود ندارد؛ اما یک معیار عملی هست: هرچه روش کار شما به روش استاندارد آن صنعت نزدیک تر باشد، نرم افزار آماده منطقی تر است.
کجا نرم افزار آماده انتخاب درستی است
- فرایند کاری شما تفاوت زیادی با بقیه کسب و کارهای مشابه ندارد
- می خواهید در کوتاه ترین زمان شروع کنید
- بودجه اولیه محدود است و ترجیح می دهید هزینه را پله ای بدهید
- تعداد کاربران کم است و نیاز پیچیده ای برای سطح دسترسی ندارید
- نرم افزار در بازار پشتیبانی محلی دارد و کسی هست که آموزش بدهد
کجا نرم افزار آماده کم می آورد
مشکل معمولاً از جایی شروع می شود که سیستم، روش کار خودش را به شما تحمیل می کند. نشانه های آن مشخص است:
- نصف ماژول ها هیچ وقت استفاده نمی شود، ولی هزینه اش پرداخت شده
- برای یک نیاز ساده باید بیرون از سیستم فایل اکسل جانبی نگه دارید
- گزارشی که مدیر می خواهد در سیستم نیست و دستی ساخته می شود
- کار با چند ارز یا ساختار شراکت شما در سیستم تعریف نمی شود
- اتصال به سیستم های دیگر شما ممکن نیست یا هزینه سنگین دارد
نرم افزار اختصاصی دقیقاً چه چیزی را حل می کند
نرم افزار اختصاصی روی فرایند واقعی شما ساخته می شود، بنابراین کاربر مجبور نیست روش کارش را تغییر بدهد تا سیستم راضی شود. مهم تر از آن، ساختار داده برای همان کسب و کار طراحی می شود؛ همین است که تعیین می کند گزارش جدید فردا در چند ساعت ساخته می شود یا اصلاً ممکن نیست.
در مقابل، این مسیر زمان تحلیل می خواهد و نتیجه اش روز اول تحویل نمی شود. اگر کسب و کار شما هنوز در حال تغییر شکل است، عجله برای ساخت سیستم اختصاصی معمولاً به بازنویسی ختم می شود.
هزینه را درست مقایسه کنید
مقایسه قیمت لایسنس با قیمت پروژه اختصاصی، مقایسه ناقصی است. هزینه واقعی نرم افزار آماده شامل این ها هم می شود: هزینه سالانه تمدید، هزینه هر تغییر کوچک، وقتی که کارمندان صرف کار دستی بیرون سیستم می کنند و هزینه خطاهایی که از فایل های جانبی می آید.
از طرف دیگر، پروژه اختصاصی هم هزینه پنهان دارد: وقت تیم شما برای نیازسنجی و تست، و دوره ای که کاربران هنوز به سیستم عادت نکرده اند. هر دو را روی افق دو سه ساله حساب کنید، نه ماه اول.
هزینه ساخت نرم افزار اختصاصی به چه عواملی بستگی دارد؟انتقال داده، آموزش و مالکیت سیستم
سه موضوعی که معمولاً در مقایسه فراموش می شوند و بعداً تعیین کننده می شوند. اول انتقال اطلاعات قبلی: هر دو گزینه به این مرحله نیاز دارند، اما در سیستم آماده شما محدود به ساختاری هستید که آن نرم افزار می پذیرد، در حالی که در سیستم اختصاصی ساختار را متناسب با داده موجود طراحی می کنید.
دوم آموزش کاربران. سیستم آماده معمولاً مستند و منبع آموزشی دارد، اما فرایند خودش را تحمیل می کند؛ سیستم اختصاصی مستند آماده ندارد اما چون روی روش کار فعلی ساخته شده، آموزش آن معمولاً کوتاه تر است.
سوم مالکیت. در سیستم آماده معمولاً حق استفاده می خرید نه خود سیستم؛ در پروژه اختصاصی باید از ابتدا مشخص باشد کد و دیتابس بعد از تحویل در اختیار چه کسی است. این نکته را در قرارداد بنویسید، نه در گفتگوی شفاهی.
اگر مشکل شما یکپارچگی بخش هاست
گاهی سوال اصلاً «آماده یا اختصاصی» نیست. اگر حسابداری، انبار و فروش شما هر کدام جدا کار می کنند و یک عدد در سه جا ثبت می شود، مشکل نوع نرم افزار نیست؛ نبود یک ساختار داده مشترک است. در این حالت پیش از انتخاب محصول، باید مشخص شود کدام بخش ها باید روی یک پایه مشترک بنشینند.
سیستم های مدیریت کسب و کار نواتیکیک راه میانه که معمولاً جواب می دهد
لازم نیست از روز اول کل شرکت را اختصاصی کنید. در بیشتر پروژه ها منطقی ترین کار این است که از همان بخشی شروع کنید که امروز بیشترین کار دستی و بیشترین خطا را دارد، آن را درست بسازید و بعد ماژول های دیگر را روی همان ساختار داده اضافه کنید.
شرط این کار این است که دیتابیس از ابتدا برای رشد طراحی شده باشد؛ در غیر این صورت ماژول دوم به بازنویسی ماژول اول تبدیل می شود.
توسعه نرم افزار اختصاصی در نواتیکاگر همین موضوع در کار شما هم مشکل ایجاد کرده، نواتیک می‌تواند جریان فعلی را بررسی کند و یک مسیر عملی پیشنهاد بدهد.
