هزینه ساخت نرم افزار اختصاصی در افغانستان به چه عواملی بستگی دارد؟

کوتاه ترین جواب این است: هزینه ساخت نرم افزار اختصاصی عدد ثابتی ندارد، چون آنچه سفارش می دهید یک محصول آماده روی قفسه نیست. قیمت از چند چیز مشخص ساخته می شود: دامنه کار و تعداد ماژول، ساختار داده، تعداد کاربر و سطح دسترسی، پیچیدگی گزارش ها، اتصال به سیستم های موجود، حجم اطلاعات قبلی که باید منتقل شود، شیوه نصب و راه اندازی، و پشتیبانی بعد از تحویل.

به همین دلیل دو شرکت که هر دو «نرم افزار مدیریت شرکت» می خواهند، می توانند دو برآورد کاملاً متفاوت بگیرند؛ بدون اینکه هیچ کدام از دو قیمت اشتباه باشد. در ادامه هر عامل را جدا توضیح می دهیم تا بتوانید پیش از گرفتن قیمت، دقیق تر بگویید چه می خواهید.

چرا دو «نرم افزار مدیریت» قیمت یکسان ندارند

عبارت «سیستم مدیریت شرکت» چیزی درباره کار واقعی نمی گوید. یک شرکت با آن منظورش ثبت مشتری، فاکتور و یک گزارش فروش است؛ شرکت دیگری با همان عبارت انبار چند شعبه ای، خرید، حساب شرکا، کار هم زمان با دالر و افغانی و گزارش سود و زیان هر پروژه را می خواهد.

کار اول شاید چند فرم و چند گزارش باشد و کار دوم یک سیستم عملیاتی کامل. هر تلاشی برای قیمت گذاری پیش از روشن شدن این تفاوت، یا برآورد پایینی است که بعداً با هزینه های اضافه جبران می شود، یا برآورد بالایی است که ریسک ناشناخته را در قیمت گنجانده است.

دامنه کار و تعداد ماژول

بیشترین اثر را روی هزینه، تعداد و عمق ماژول ها دارد. یک ماژول یعنی یک حوزه کاری کامل با فرم های ثبت، قواعد کاری و گزارش های خودش:

• مالی و حسابداری: حساب ها، اسناد، دریافت و پرداخت
• انبار و موجودی: ورود، خروج، انتقال بین انبارها و شمارش
• خرید و فروش: فاکتور، قیمت گذاری، تخفیف و حساب طرف حساب
• منابع بشری: حاضری، رخصتی و حقوق
• عملیات اختصاصی همان صنعت: قرارداد، محموله، پروژه یا سفارش کار

تعداد کاربر و سطح دسترسی

سیستمی که یک نفر با آن کار می کند با سیستمی که ده کاربر در سه بخش هم زمان از آن استفاده می کنند، از نظر ساخت یکی نیست. کار چند کاربره یعنی مدیریت دسترسی، ثبت اینکه چه کسی چه چیزی را تغییر داده، جلوگیری از تداخل ثبت هم زمان و تعریف گردش تایید.

این موضوع را از روز اول مطرح کنید، حتی اگر امروز فقط یک نفر با سیستم کار می کند. اضافه کردن سطح دسترسی به سیستمی که بدون آن ساخته شده، معمولاً یعنی بازنویسی بخش بزرگی از کار.

ساختار داده؛ عاملی که دیده نمی شود اما قیمت را تعیین می کند

بخش قابل توجهی از کار در جایی انجام می شود که مشتری آن را نمی بیند: طراحی دیتابس. اگر قرار است قرارداد به محموله، محموله به مصارف، مصارف به حساب و حساب به گزارش وصل باشد، این ارتباط ها باید از ابتدا درست مدل شوند.

همین لایه است که تعیین می کند گزارش جدیدی که مدیر سال بعد می خواهد، در چند ساعت ساخته می شود یا اصلاً ممکن نیست. صرفه جویی در این مرحله ارزان ترین کار امروز و گران ترین کار سال بعد است.

گزارش ها را دست کم نگیرید

فهرست ساده رکوردها هزینه زیادی ندارد. آنچه هزینه می برد، گزارشی است که چند منبع داده را کنار هم می گذارد: سود و زیان به تفکیک پروژه، مقایسه دو دوره، موجودی به تفکیک شعبه و انبار، یا صورتحساب یک مشتری با احتساب برگشتی ها و تخفیف ها.

پیش از گرفتن قیمت، فهرست گزارش هایی را که مدیر واقعاً هر ماه لازم دارد بنویسید. این فهرست بیشتر از توضیح شفاهی نیازمندی ها به برآورد دقیق کمک می کند.

اتصال به سیستم های موجود

اگر سیستم جدید باید با چیزی که از قبل دارید کار کند — سایت فروشگاهی، دستگاه حاضری، سیستم حسابداری فعلی یا فایل هایی که از طرف حساب می گیرید — این اتصال بخشی از پروژه است و زمان می برد.

هزینه این بخش به کیفیت طرف مقابل بستگی دارد: سیستمی که رابط برنامه نویسی مشخص دارد ساده وصل می شود؛ سیستمی که فقط خروجی اکسل می دهد کار بیشتری لازم دارد.

انتقال اطلاعات قبلی

تقریباً همیشه سال ها اطلاعات در اکسل یا یک سیستم قدیمی جمع شده است. انتقال این داده ها یک کار جانبی نیست: پاک سازی، یکسان سازی نام مشتریان و کالاها، تشخیص رکوردهای تکراری و کنترل نتیجه، همه بخشی از پروژه اند.

حجم و وضعیت داده فعلی مستقیماً روی برآورد اثر می گذارد. اگر فایل های شما مرتب است، این مرحله کوتاه می شود؛ اگر نام یک مشتری به پنج شکل نوشته شده، کار بیشتری لازم است.

نصب محلی، تحت وب یا ابری

شیوه راه اندازی هم روی هزینه ساخت و هم روی هزینه های بعدی اثر دارد. در افغانستان کیفیت و پایداری انترنت در همه شهرها یکسان نیست و این موضوع در انتخاب معماری واقعاً اهمیت دارد.

• نصب روی شبکه داخلی: بدون وابستگی به انترنت، اما دسترسی از بیرون دفتر محدود است
• تحت وب روی سرور خود شرکت: دسترسی راحت تر، نیازمند مدیریت سرور و بکاپ منظم
• ابری: راه اندازی سریع تر و هزینه مستمر ماهانه یا سالانه
• حالت ترکیبی برای شرکت هایی که چند شعبه دارند و باید داده ها با هم جمع شوند

پشتیبانی و توسعه آینده

پروژه با تحویل تمام نمی شود. آموزش کاربران، اصلاحات دوره اول استفاده، بکاپ گیری و تغییراتی که با رشد کسب و کار لازم می شود، همه بخشی از هزینه واقعی مالکیت سیستم اند.

بهتر است این موضوع از ابتدا در قرارداد روشن باشد: چه چیزی جزو پشتیبانی است، چه چیزی توسعه جدید حساب می شود و پاسخ گویی چطور انجام می شود.

آماده یا اختصاصی؛ اثر آن بر هزینه

اگر روش کار شما تفاوت زیادی با کسب و کارهای مشابه ندارد، یک سیستم آماده ممکن است سریع تر و کم هزینه تر شروع شود. اما مقایسه درست، مقایسه قیمت لایسنس با قیمت پروژه نیست؛ باید هزینه تمدید سالانه، هزینه هر تغییر و وقتی که کارمندان بیرون از سیستم صرف کار دستی می کنند را هم حساب کنید.

چک لیست پیش از گرفتن قیمت

هرچه این فهرست را دقیق تر آماده کنید، برآوردی که می گیرید واقعی تر است و احتمال هزینه های ناگهانی وسط پروژه کمتر:

• کدام کار روزمره امروز بیشترین وقت و بیشترین خطا را دارد؟
• چند نفر با سیستم کار می کنند و هر کدام باید چه چیزی ببینند؟
• چند شعبه یا انبار دارید و آیا قرار است اضافه شود؟
• کار با دالر و افغانی هم زمان لازم است یا خیر؟
• کدام گزارش ها را مدیر هر ماه لازم دارد؟ فهرست کنید
• اطلاعات فعلی کجاست، چه حجمی دارد و چقدر مرتب است؟
• سیستم باید به چه چیز دیگری وصل شود؟
• کاربران کجا کار می کنند و کیفیت انترنت آن جا چطور است؟
• زبان و جهت رابط کاربری چه باشد؛ دری، انگلیسی یا هر دو؟

شروع منطقی: مرحله ای، نه یک باره

لازم نیست کل شرکت را در یک پروژه اختصاصی کنید. در بیشتر موارد بهترین کار این است که از همان بخشی شروع کنید که امروز بیشترین درد را دارد، آن را درست بسازید و ماژول های بعدی را روی همان ساختار داده اضافه کنید. این کار هزینه اولیه را قابل کنترل نگه می دارد و به تیم شما فرصت عادت کردن می دهد.

اگر می خواهید بدانید برای وضعیت فعلی شرکت شما کدام مسیر منطقی تر است، می توانید فرایندهای فعلی و همین چک لیست را با تیم نواتیک بررسی کنید تا دامنه کار و برآورد واقعی مشخص شود.