ERP چیست و چه زمانی یک شرکت در افغانستان به آن نیاز دارد؟

ERP اسم یک محصول خاص نیست؛ یک روش کار است. یعنی به جای اینکه حسابداری یک نرم افزار داشته باشد، انبار یک فایل جدا و فروش دفتر خودش، همه این بخش ها روی یک دیتابیس مشترک کار کنند و هر رویداد فقط یک بار ثبت شود.

نتیجه عملی اش این است که وقتی انبار یک کالا را خارج می کند، اثر آن به صورت خودکار روی موجودی، بهای تمام شده و حساب مشتری می نشیند؛ بدون اینکه کسی همان عدد را برای بار دوم در جای دیگری وارد کند.

تفاوت ERP با نرم افزار حسابداری

نرم افزار حسابداری نتیجه مالی کارها را ثبت می کند؛ ERP خود کارها را مدیریت می کند و نتیجه مالی را به عنوان خروجی می سازد.

به همین دلیل در یک سیستم حسابداری معمولاً می پرسید «این ماه چقدر فروختیم؟» و جواب می گیرید، اما نمی توانید بپرسید «کدام سفارش هنوز تحویل نشده و چرا؟». سوال دوم به داده عملیاتی نیاز دارد که در حسابداری ثبت نمی شود.

نشانه هایی که می گوید وقتش رسیده

• یک عدد در چند جای مختلف ثبت می شود و بین آن ها اختلاف پیدا می شود
• بستن حساب پایان ماه چند روز طول می کشد و همیشه با اصلاحات دستی همراه است
• چند شعبه دارید و هر شعبه گزارشش را با ساختار خودش می فرستد
• مدیر برای یک سوال ساده باید از سه نفر بپرسد
• کارمندان بخش زیادی از وقتشان را صرف انتقال داده بین فایل ها می کنند
• موجودی دفتری با موجودی واقعی انبار مرتب اختلاف دارد

چه زمانی هنوز زود است

اگر شرکت کوچک است و فرایندها هنوز تثبیت نشده اند، خرید یک سیستم یکپارچه معمولاً زودرس است. ERP روی فرایند مشخص سوار می شود؛ اگر فرایندی وجود نداشته باشد، سیستم فقط بی نظمی فعلی را گران تر می کند.

همچنین اگر مشکل اصلی شما یک بخش خاص است — مثلاً فقط انبار — حل همان بخش با یک سیستم درست، منطقی تر از راه اندازی یک ERP کامل است.

از کجا شروع کنیم

پیاده سازی یک باره همه ماژول ها در عمل کم پیش می آید که موفق شود. مسیری که در پروژه ها جواب می دهد، مرحله ای است:

• اول ساختار داده مشترک: تعریف یکسان کالا، مشتری، حساب و شعبه
• بعد ماژولی که بیشترین درد امروز است، معمولاً انبار یا مالی
• سپس اتصال فروش و خرید به همان ساختار
• بعد از پایدار شدن، منابع بشری و ماژول های جانبی
• در پایان لایه گزارش مدیریتی روی داده ای که حالا یکپارچه است

اشتباهی که بیشترین هزینه را دارد

خرید سیستم پیش از اصلاح فرایند. اگر روش فعلی کار ایراد دارد، سیستم آن ایراد را حذف نمی کند؛ فقط سریع تر تکرارش می کند. تحلیل فرایند بخشی از پروژه است، نه مقدمه ای که بشود از آن گذشت.

نکته دوم انتقال داده های قبلی است. سال ها اطلاعات در اکسل و سیستم قدیمی جمع شده و منتقل کردن آن ها یک کار جانبی نیست؛ برای بسیاری از پروژه ها پرریسک ترین مرحله همین است.